Vanwege het vertrek van een collega zijn wij op zoek naar een ervaren medisch secretaresse, ter ondersteuning van onze bedrijfsartsen. Als medisch secretaresse lever je een bijdrage aan onze klantorganisaties, om hun ambities op het gebied van inzetbaarheid van medewerkers te verbeteren en het werkplezier te vergroten. Onze klantorganisaties bestaan uit leidinggevenden en medewerkers van de Rijksoverheid.
Je maakt onderdeel uit van een team van medisch secretaresses. Tezamen ondersteunen jullie 90 bedrijfsartsen, die door het gehele land werken voor onze klantorganisaties. Deze functie heeft een privacy component, te weten: het medisch beroepsgeheim.
Je werkzaamheden bestaan uit:
- Het bijhouden van de agenda van de bedrijfsartsen in ons verzuimregistratiesysteem, waaronder het inplannen van afspraken;
- Het beheren van de postbus waar (aan)vragen binnenkomen;
- Het ontvangen van aanvragen: inschatten van de urgentie en de gevolgen van de aanvragen, alsmede doorverwijzen van vragen die elders belegd moeten worden;
- Het afhandelen van aanvragen, waaronder het sturen van afspraakbevestigingen (zowel via de mail als via de post);
- Het beantwoorden van de telefoon;
- Het onderhouden van contacten met de bedrijfsartsen, alarmcentrale en andere relevante actoren;
- Het onderhouden van contacten met de klantorganisaties, waaronder leidinggevenden, medewerkers, HR-medewerkers en preventiemedewerkers;
- Het onderhouden van contacten met de klantteammanagers van Bedrijfszorg en hun klantteams (bestaande uit o.a. bedrijfsartsen, bedrijfsmaatschappelijk werkers, re-integratie adviseurs, hogere veiligheidskundigen, en arbeids- en organisatieadviseurs).
- Verzenden van e-mails naar leidinggevenden inzake ziekmeldingen (alerts).
- Archiveringswerkzaamheden, waaronder informatie opbergen in de digitale dossiers.
