Wij zijn op zoek naar jou!
Tenminste… Als jij een can-do-mentaliteit hebt, waarbij je organisatorisch sterk bent, snel kunt schakelen en vol energie en positiviteit zit. Initiatief nemen zit in jouw DNA en je vindt het leuk om de spin in het web te zijn. Als managementondersteuner ben je namelijk vaak het eerste aanspreekpunt voor veel collega’s om je heen. Door jouw flexibiliteit en zelfstandigheid gaat hybride werken je goed af ben je het afdelingshoofd waar je voor werkt vaak net een stap voor!
Waar kom je te werken?
Je zal de secretariële ondersteuning verzorgen voor een afdelingshoofd en andere leidinggevenden binnen de directie vastgoedbeheer binnen het Rijksvastgoedbedrijf. Naast de secretariële ondersteuning voor de betreffende afdeling kun je ingezet worden als achtervang voor collega’s door het hele land. Uiteraard gaat dat altijd in goed overleg!
Hoe ziet je werkdag eruit?
Het is maandagochtend, het weekend zit erop: jij bent klaar voor een nieuwe week! Fris en fruitig zit je op kantoor of thuis achter je laptop. Je start de dag om 09:00 uur met een agenda-overleg met het afdelingshoofd waar jij voor werkt. Jullie kijken samen naar zijn of haar agenda voor de komende weken. Staan er dubbele afspraken in? Zijn er afspraken die verplaatst moeten worden? De kans is groot dat hij of zij je vraagt om een aantal nieuwe afspraken in te plannen. Je schrijft alles op en nadat het overleg is afgelopen, ga je de wijzigingen doorvoeren.
En dan… kom je erachter dat een van de afspraken die je moet inplannen toch wat moeilijker blijkt dan gedacht. Er moeten namelijk vijf andere afdelingshoofden bij zijn, maar door de drukke agenda’s kun je de afspraak niet zomaar inplannen. Het is aan jou om te schakelen met de managementondersteuners van de desbetreffende afdelingshoofden om te overleggen of er hier en daar wat verplaatst kan worden. Na drie telefoontjes is het gelukt: je afspraak staat gepland!
De rest van de ochtend zorg je dat je mailbox op orde is en pak je de vragen op die daaruit voortkomen.
Om 13:00 uur staat het wekelijkse overleg gepland waarvan jij de secretaris bent. De agenda, die jij hebt opgesteld, heb je samen met de bijbehorende stukken de donderdag hieraan voorafgaand al verstuurd. Tijdens het overleg maak je aantekeningen, waarmee je uiteindelijk een verslag kunt opstellen.
Buiten de telefoontjes die je vanmorgen hebt gevoerd met je collega-managementondersteuners, heb je eigenlijk nog weinig collega’s gesproken. Komt dat even goed uit: om 15:00 uur staat er een digitale koffie-break met jouw eigen afdeling Bedrijfsvoering & Uitvoeringsbeleid. Ook jouw eigen leidinggevende, is er gezellig bij.
Om 16:00 uur bedenk je je dat een van de medewerkers al een aantal weken ziek is: jij hebt hem ten slotte ziekgemeld. Je stuurt jouw afdelingshoofd een berichtje waarin je voorstelt om een bos bloemen te laten bezorgen bij de medewerker. Goed idee!, krijg je terug. Zorgvuldig omgaan met persoonlijke informatie, de AVG en integriteit zijn belangrijke waarden voor het RVB: adresgegevens heb je daarom niet tot je eigen beschikking en vraag je dus op bij de direct leidinggevende. Je bestelt een mooie bos bloemen met een beterschapskaart.
In het laatste uur maak je vast een begin aan het verslag van het overleg van vanmiddag en loop je nog een keer je mailbox na. Geen zaken waar spoed bij is, dus tijd om af te sluiten!
Meer weten?
Nieuwsgierig geworden door deze vacaturetekst, maar wil je inhoudelijk nog wat meer informatie over deze functie? Bel of app dan met Yoran de Sanders op nummer 06 11 24 79 50
