Het werk van het management van de ministeries Landbouw, Natuur, en Voedselkwaliteit en Economische Zaken en Klimaat worden een stuk zwaarder zonder goede ondersteuning. Daarom ben jij als managementondersteuner zo belangrijk. Als managementondersteuner ben jij dé professionele sidekick op wie managers en beleidsmedewerkers van de ministeries altijd kunnen rekenen.
Je gaat zelfstandig en proactief aan de slag met complex agendabeheer van de managers of directieleden waarvoor jij verantwoordelijk bent, regelt de dienstreizen, handelt telefonisch en digitaal vragen af, beheert mailboxen en bereidt correspondentie en presentaties voor die nodig zijn bij de verschillende meetings. Je ondersteunt bij de in- en uitstroomprocessen van collega’s en regelt de IT-aanvragen. Het is een brede functie die aangevuld wordt met administratieve taken vanuit het team en de managers. Soms kan het plannen van afspraken een hele puzzel zijn die je moet leggen. Hierin werk je autonoom én draag je bovendien een stevige verantwoordelijkheid.
Maar jouw taken gaan verder. Jij bent namelijk een belangrijke spil binnen de directie of afdeling waarvoor je het secretariaat voert. Zo ben je naast je functie als ondersteuner een fundament voor collega’s: zij kunnen altijd bij jou terecht met hun verhaal. Ook houd je kritisch in de gaten of iemand niet tot over zijn of haar oren in het werk zit. Zie je dat een collega overloopt? Dan meld je dit aan de betreffende manager.
Waar je precies aan de slag gaat, bekijken we samen. Allereerst kom je terecht in de poule van ondersteuners binnen het bureau Managementondersteuning. Van daaruit zoeken we naar de juiste match. Je maakt eerst kennis met de betreffende manager, beleidsmedewerker of directeur met wie je mogelijk gaat samenwerken. Eenmaal aan de slag ben jij voor collega’s een betrouwbare factor. Je houdt minimaal twee agenda’s bij en bent inhoudelijk op grote lijnen op de hoogte van wat er binnen de afdeling speelt. Hierdoor leg je makkelijk verbanden tussen agenda-afspraken. Dit helpt je prioriteren. En altijd kun je rekenen op gedreven collega-ondersteuners die je kunnen helpen.
We vinden het belangrijk dat jij jezelf blijft ontwikkelen en uitdagen. Door opleidingen en de laatste ontwikkelingen te volgen, blijf je dan ook up-to-date in jouw vakgebied. Wil je verder groeien? Kansen om jezelf te ontwikkelen en door te groeien zijn er volop. Zo kun je bijvoorbeeld doorstromen naar projectondersteuner of directiesecretaris. Wij denken graag met je mee en faciliteren in opleidingen. We hebben standaardopleidingsplannen klaarliggen, maar staan zeker ook open voor jouw ideeën.
