Voor onze nieuwe tijdelijke Rijks Justitiële Jeugdinrichting (RJJI) in Evertsoord zijn wij op zoek naar een enthousiaste Managementondersteuner. Als Managementondersteuner ondersteun en ontzorg je de manager. Dit doe je op secretarieel, organisatorisch en administratief vlak. Door jouw inzet lopen de zaken gestroomlijnd. Ben jij er klaar voor om onze inrichting Horsterveen hiermee verder te helpen?
Binnen de jeugdinrichting is geen dag hetzelfde, waar het de ene dag rustiger begint kan de andere dag hectisch eindigen. Gelukkig weet jij vanuit jouw ervaring het overzicht over de werkzaamheden te houden. Dit geldt eveneens voor de korte inwerkperiode die je nodig hebt om zelfstandig mee te kunnen draaien en het zelfstandig prioriteiten stellen in de afhandeling. Dit maakt dat jij een onmisbare schakel bent voor jouw collega’s binnen ”Horsterveen”.
In deze functie moet je goed kunnen plannen en organiseren in een zeer dynamische omgeving. Je kunt goed overzicht behouden en hebt een dienstverlenende houding. Je bent gericht op samenwerking én je werkt zelfstandig. Het geeft je voldoening dat je de manager ondersteunt bij haar werk in een hectische omgeving.
- In de dagelijkse werkzaamheden beheer je de agenda en ondersteun en ontzorg je de manager op secretarieel, organisatorisch en administratief vlak;
- Je stemt behoeften en verwachtingen van het management proactief af;
- Je voert agendaoverleg, kijkt vooruit, signaleert knelpunten en draagt oplossingen aan;
- Je plant en organiseert overleggen en bijeenkomsten, verzorgt de communicatie (uitnodigingen, agenda, stukken) en zorgt voor de gevraagde faciliteiten (videoverbindingen, locatie, catering, etc.);
- Waar nodig zorg je voor notulen en/of actie- en besluitenlijsten;
- Je ondersteunt de betreffende manager gevraagd en ongevraagd bij het monitoren van de voortgang en/of deadlines, en schroomt niet om verbetervoorstellen te doen op bijv. het gebied van werkprocessen;
- Naast jou is er nog 1 andere managementondersteuner die dezelfde werkzaamheden verricht. Bij afwezigheid, vakantie of ziekte vervangen jullie elkaar onderling.
