De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Informatie Voorziening (IV) een vacature voor de functie Directiesecretaris (FGR: Senior Adviseur Bedrijfsvoering S12),. Het betreft hier een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je op locatie in Den Haag aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Afstemming hierover gaat in overleg met je leidinggevende.
Migratie gaat om mensen. Mensen vragen asiel, willen hier studeren, bieden hier hun kennis aan, willen hier werken, of willen gewoon Nederlander worden. Dit brengt veelzijdige vraagstukken met zich mee die vragen om informatievoorziening die een maximale ondersteuning biedt aan de verschillende processen van de IND. De directie IV is dé servicepartner voor alle processen binnen de IND op het gebied van informatievoorziening.
Wat ga je doen?
“Als directiesecretaris bij de directie Informatievoorziening heb je een afwisselende baan. Zo heb je een belangrijke ondersteunende rol en een spilfunctie in de afstemming en samenwerking met de collega’s van onze directie. Ben je een steun en toeverlaat voor de directeur en het managementteam. En draag je bij aan de efficiëntie van de processen en werkwijze waarmee we onze belangrijke opgave op het gebied van informatievoorziening realiseren.”
Als directiesecretaris zet jij je in voor kwalitatief hoogwaardige en goed afgestemde besluitvorming binnen onze directie. Je organiseert overleggen van ons managementteam waar je zelf ook deel van uitmaakt. Je bereidt de agenda en het overleg voor door de juiste prioriteiten te stellen en te zorgen dat alle informatie die nodig is om agendapunten goed te bespreken aanwezig is. Waar nodig lees en schrijf je mee op de inhoud. Je houdt overzicht en kan snel dwarsverbanden leggen en zoekt proactief afstemming in de organisatie. Tijdens de overleggen faciliteer je de besluitvorming en heb je daarnaast een belangrijke rol in het delen van besluiten met de hele directie.
Je adviseert op organisatie brede aspecten en helpt bij het efficiënt inrichten, coördineren, structureren en bewaken van interne processen, waaronder het opstellen van het jaarplan en de begroting, en de bijbehorende rapportage- en verantwoordingsprocessen. Signaleer je knelpunten? Dan draag je goede oplossingen hiervoor aan. Je bent hierbij de rechterhand van onze directeur en voor ons managementteam als geheel ben je een onmisbare sparringpartner.
Ook ondersteun je de directeur, zowel procesmatig, organisatorisch als inhoudelijk, in zijn rol als bestuurder in overleg met de medezeggenschap. Je bereidt adviesaanvragen en instemmingsverzoeken voor en bewaakt de termijnen.
Als directiesecretaris ben je een aanspreekpunt voor onze directie en zorg je voor verbinding en aansluiting met andere onderdelen van de IND. Je werkt daarom nauw samen met andere collega-directiesecretarissen binnen de IND.
Je komt te werken bij de staf IV van de afdeling Strategie en Regie. De directiesecretarissen binnen de staf IV hebben een eigen portefeuille, maar jullie werken nauw samen en nemen elkaar waar wanneer nodig.
Je komt te werken bij de staf IV van de afdeling Strategie en Regie. De directiesecretarissen binnen de staf IV hebben een eigen portefeuille, maar jullie werken nauw samen en nemen elkaar waar wanneer nodig.
