Zelfstandigheid, overzicht en structuur. Dat beschrijft hoe jij graag werkt. Als directie assistent bij het Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP) in Den Haag komt dat goed van pas. Jij zorgt ervoor dat de besluitvormingsprocessen en informatiestromen binnen de directie goed verlopen. Deze functie is bovendien nog deels in ontwikkeling. Je hebt daardoor, samen met je collega’s, invloed op hoe deze er precies uit gaat zien.
Wat ga je doen als directie assistent
Je gaat werken bij de sectie Directieondersteuning en secretariaat (DOS), onderdeel van de afdeling Bedrijfsvoering (BV). Samen met 3 collega’s voer je allerlei ondersteunende taken uit. Jij bent verantwoordelijk voor de coördinatie van de strategische besluitvormingscyclus binnen het SCP. Zowel op inhoudelijk, procesmatig als procedureel vlak. Hiervoor coördineer je de informatiestromen, review je documenten en zorg je dat deze op tijd bij de directie en het managementteam (MT) terechtkomen. Je behoudt het overzicht, verzamelt informatie en legt verbanden. Hierdoor kun je procesmatige en procedurele adviezen geven aan de directie en het MT. Ook bewaak je de kwaliteit van de procedures en kom je met verbetervoorstellen.
Daarnaast vervul je de rol van secretaris bij verschillende in- en externe overleggen. Bijvoorbeeld het MT-overleg, het directieoverleg en het overleg directeuren-generaal. Hierbij stel je, op basis van weinig aanwijzingen, zelfstandig inhoudelijke reacties, notities en brieven op voor deze overleggen.
Tot slot ben je verantwoordelijk voor het beheren van de mailboxen én de ingewikkelde agenda’s van de directie. Hierbij schat je het belang en de urgentie van de afspraken zelf in. En je zorgt ervoor dat afspraken inhoudelijk goed worden voorbereid. Kortom: een zelfstandige functie met een afwisselend takenpakket!
