Welke doelstellingen moeten er behaald worden en wat hebben we hiervoor nodig? Welke taken hebben prioriteit en welke kunnen even wachten? Dit zijn vragen die jij als adviseur operations elke dag stelt. Jij verdeelt het werk in jouw team en bewaakt de voortgang.
Het Purchase to Pay proces bestaat uit drie teams. Elk team heeft een vaste coördinator die de werkzaamheden van zijn team coördineert. Samen met de twee andere coördinatoren stuur jij het werkproces aan binnen het team Purchase to Pay in het Financieel Dienstencentrum. Jij focust je niet op de dagelijkse sturing van één team, maar bewaakt wel de voortgang op bijvoorbeeld de ouderdom van de facturen. Daarnaast ben je centraal verantwoordelijk voor het bereiken van de doelstellingen uit het jaarplan op het gebied van de aandachtsgebieden e-facturatie, continues improvement en business intelligence. Je kunt hierbij denken aan het verhogen van het percentage e-facturatie en automatische matching, samen met de afdeling BICC er zorg voor dragen dat stuur & management informatie beschikbaar is in Qlikview, het bewaken van de performance van gerobotiseerde processen en het verder benutten van de potentie van robotic proces automation binnen het Purchase to Pay proces.
De productienormen zijn de basis voor jouw aansturing. Door het werk zo goed mogelijk te verdelen en korte- en lange termijnplanningen te maken zorg je ervoor dat de doelen worden gehaald. Tussentijds monitor je de scores en stuur je bij waar nodig. Jij beslist wat de prioriteiten zijn op dit moment.
Inhoudelijk ben je een ervaren en deskundige collega en kent het Purchase to Pay proces geen geheimen voor jou. Je hebt kennis van inkoop, crediteuren en e-facturatie. Daarnaast heb je interesse in robotic proces automation. Ook houd je contact met de eindgebruikers van jouw proces. De basis hiervoor is de input van het klantcontactcenter. Je voert gesprekken over de kwaliteit van de dienstverlening en beantwoordt specifieke vragen die zich voordoen. Om klanten tussentijds goed op de hoogte te houden, stel je voortgangs- en sturingsrapportages op.
Verder verbeter je de kwaliteit van de dienstverlening. Je neemt deel aan projecten en bewaakt de functionele, administratieve en organisatorische samenhang. Je optimaliseert de kennisbank, zodat iedereen makkelijk bij de juiste informatie kan om zijn of haar werk goed te doen.
Ook speel je een belangrijke rol bij de begeleiding van collega’s: je legt processen uit en brengt kennis bij.
