Wij bieden je een uitdagende functie waarbij je als administratief ondersteuner een spin in ’t web bent.
De werkzaamheden bevinden zich op het snijvlak tussen financiën en beleid. De werkzaamheden zijn belegd bij een unit die contacten onderhoudt met de financiële directies UDAC en FEZ. De unit werkt voor 3 directies en bestaat uit 4 personen. De unit adviseert op het gebied van de begroting, uitvoering, verantwoording en het inkoopproces. Binnen de unit vervangen de medewerkers elkaar tijdens vakantie en ziekte. De functie is ondergebracht bij de directie Mobiliteit en Gebieden maar je werkt voor de directies Duurzame Mobiliteit, Mobiliteit en Gebieden en Innovatie en Strategie.
Waar werken we aan?
Binnen DGMO worden jaarlijks veel financiële opdrachten ‘weggezet’. Binnen de directies MenG, ISM en DuMo hebben we de werkzaamheden rondom de opdrachtverleningen centraal georganiseerd. Je bent van A tot Z betrokken bij het inkoopproces en werkt hierbij nauw samen je collega’s. Ook bewaak je de kwaliteit van de prestatieverklaringen goed en indien niet aan de juiste kwaliteit wordt voldaan, leg je het terug bij de verantwoordelijke (beleids) medewerker.
Hieronder zijn de specifieke taken beschreven:
- facturen vanuit SAP opvangen en registreren in Content Manager (CM);
- facturen uitzetten bij betrokken beleidsmedewerkers ter goedkeuring;
- prestatieverklaringen (PV’s) controleren op juistheid/volledigheid;
- de prestatieverklaringen registreren in ContentManager, vervolgens goedkeuren in het financiële systeem SAP en de prestatieverklaring hieraan toevoegen;
- voortgang bewaken;
- bij afwezigheid van de financieel adviseur(s) het versturen van opdrachtbevestigingen;
- opdrachtbevestigingen registreren in CM’;
- inkoopbrieven ontvangen, registreren in CM, uitzetten voor akkoord en goedkeuren;
- inkoopbrieven ook namens directeuren MenG, ISM en DuMo in SAP goedkeuren;
- het invoeren in het SAP systeem van de inkoopaanvragen en verder begeleiden van het inkoopproces.
Daarnaast kunnen we jouw administratieve kracht goed inzetten om ondersteuning te bieden aan de in totaal €7,5 miljard die beschikbaar zijn gesteld voor de ontsluiting van nieuwe woningen in zeventien grootschalige woningbouwlocaties en daarbuiten. Met deze financiële middelen hebben het Rijk en decentrale overheden afspraken gemaakt over een goede bereikbaarheid van de te bouwen woningen. Nu is het zaak om te zorgen voor een goede uitvoering van deze afspraken en ervoor te zorgen dat dit ook binnen de planning en binnen budget blijft.
Binnen deze functie is het mogelijk jezelf verder te ontwikkelen en daarvoor ook opleidingen te volgen.
Wat neem jij mee?
Affiniteit met financiën.
