Een dag als administratief ondersteuner
Je komt binnen en start de dag met het MT PV waarin actuele zaken besproken worden en jij de actielijst bijhoudt. Vervolgens ga aan de slag met de (door chauffeurs) ingediende declaraties. Je controleert deze op rechtmatigheid en schakelt hierbij met de planners en teamleiders om details te verifiëren. ‘s Middags werk je verder aan het up to date houden van het handboek personenchauffeur en werk je de notulen van een van de project overleggen uit. Als laatste actie van de dag verzamel en analyseer je de laatste gegevens tbv het onderzoek vanuit de belastingdienst omtrent de gereden kilometers. Je maakt hierover een rapportage op en levert deze op aan het MT PV.
Er wordt een grote mate van zelfstandigheid van je verwacht waarbij je initiatieven neemt en de vrijheid krijgt om dit vorm te geven en zelfstandig te schakelen met de MT leden. Je voert ondersteunende werkzaamheden uit voor diverse onderwerpen en doelen. Je kan hierbij denken aan de uitvoering van een sleutelprocedure voor het wagenpark, het verzamelen van content voor en het schrijven van de nieuwsbrief. Het onderzoeken van bestaande contracten met ministeries en of deze nog up to date zijn en het organiseren van medewerkers bijeenkomsten.
Tijdens de Corona crisis is het uitgangspunt dat je je werkzaamheden waar mogelijk vanuit huis verricht. De huidige inschatting is dat dit 50% van je werkzaamheden betreft. Je wordt door FMHaaglanden voorzien van een laptop of chromebook en telefoon.
Je werkt gestructureerd en je weet hoe je planmatig moet werken. Archiefwaardige documenten die uit de genoemde werkzaamheden voortkomen archiveer je in Digidoc. Je geeft gevraagd en ongevraagd advies op lopende zaken. Je hebt een hands-on mentaliteit die past bij FMHaaglanden.
